En un negocio son muchos los gastos que se deben tener en cuenta. Hay épocas donde los ingresos pueden no ser tan elevados o constantes e interesa reducir gastos y optimizar recursos para poder ahorrar en tu negocio.
Dependiendo del tipo de negocio, hay algunos consejos o trucos para ahorrar que se pueden adaptar más o menos a cada caso. A continuación, mencionamos algunos conejos generales para poder “rascar” en los gastos de nuestro negocio.
- Ten clara tu estrategia empresarial. Antes de abrir un negocio, sea del tipo que sea, se debe elaborar una serie de informes como el análisis de la competencia, el estudio de mercado, los precios del producto, la mejor ubicación del local (en el caso de necesitar uno), etc. Es decir, se debe planificar cada acción que vamos a tomar de forma justificada para poder construir un plan de negocio. Si no lo hiciste al inicio siempre es buen momento para sentarse a planteárselo.
- Cíñete a un presupuesto. Relacionado con el punto anterior deberemos asignar un presupuesto total aproximado con el dinero que podemos invertir en el negocio, así como un presupuesto detallado sobre cada sección del negocio.
- Elige bien los proveedores. Esta es una tarea ardua para cualquier negocio, pero es esencial. Encontrar a tu proveedor de confianza te hará ahorrar tiempo (por las entregas a tiempo) y dinero por encontrar el precio que mejor se ajusta a ti. También es interesante, sobre todo si es el inicio de un negocio, buscar un proveedor que quizá nos pueda ofrecer una flexibilidad y condiciones de pago favorables. Además, deberemos hacer un esfuerzo por hacer un estudio de mercado completo para ver las mejores opciones para poder hacer revisiones periódicas y poder renegociar acuerdos y comprobar que el precio que tenemos pactado sigue siendo vigente.
- Haz uso de la externalización. Este es un punto a tener en cuenta, aunque hay que ser conscientes y no abusar. No hay nada mejor que un equipo propio de confianza que conozca las necesidades y tenga un compromiso real con la empresa. Sin embargo, la externalización nos puede ayudar ya que no necesita de una continuidad. Es decir, consiste en contratar los servicios de un autónomo cada vez que se necesite un servicio. De esta forma, se trata de un gasto variable y no fijo.
- Trabaja con comisiones. Las comisiones siempre motivan las ventas y son útiles en períodos en que necesitemos potenciar esta parte. Obviamente los vendedores o comerciales siempre deben tener un salario base justo, pero con las comisiones podemos optimizar nuestros resultados. En momentos de ajuste de precio quizá estas comisiones puedan no ser puramente económicas sino beneficios extra.
- Recurre al alquiler, la segunda mano o los préstamos. Sobre todo al inicio podemos cambiar la compra de locales o materiales por el alquiler, la compra de materiales de segunda mano e incluso los préstamos de gente de confianza.
- Usa software libre. De casi todos los programas o software existen versiones libres, software abierto que tiene casi las mismas funciones. De este modo no necesitarás una inversión inicial en software tan grande.
- Controla el consumo energético. Aunque esto puede sonar como parte de la moda “eco-friendly” la realidad es que los aparatos electrónicos y el consumo de energía en general es uno de los mayores gastos de una empresa. Los ordenadores, la calefacción etc. siempre van a ser necesarios y el consumo energético siempre va a seguir siendo un gasto importante. Sin embargo, la diferencia entre cambiar los aparatos electrónicos por otros que sean eficientes energéticamente, desenchufar los aparatos cuando no se usen, hacer un uso responsable de la calefacción, etc. pueden suponer un ahorro grande.
- Reduce los gastos de impresión. Los gastos de impresión son uno de los principales gastos de cualquier negocio. La tinta y el papel, además del consumo eléctrico son gastos recurrentes. Por eso, para reducir la impresión podemos apostar por la digitalización, los mecanismos de intercambio de documentos y la sustitución de mecanismos. En este sentido, las etiquetas electrónicas hacen a cualquier comercio ahorrar tanto tiempo como dinero ya que se elimina la impresión de etiquetas para cada producto.
- Optimiza los recursos. En cualquier plan de ahorro se incluye siempre como primer paso optimizar. De nada sirve intentar comprar cosas más económicas sino optimizamos los recursos de los que disponemos.
- Gestión efectiva de los pagos atrasados. Si los clientes no nos pagan nunca podremos mejorar los ingresos. Por eso debemos centrar nuestros esfuerzos en gestionar pagos atrasados.
- Amplia tu cartera de clientes. Siempre hay que centrar esfuerzos en mantener a los clientes fieles ya que a parte de para mantener nuestra imagen también es interesante porque nos resulta más barato mantener a los clientes que buscar nuevos. Pero sin ninguna duda si queremos crecer debemos ampliar mercado, buscar nuevos clientes. Además, una vez nos sea posible deberemos escoger bien a nuestros clientes. Existen diferentes tipos de clientes y algunos más bien nos perjudican porque solo nos aportan imprevistos, malas experiencias y/o pagan mal. Con el tiempo deberemos intentar centrarnos en los clientes que no nos suponen un problema.
- Reduce gastos innecesarios. Cada empresa tiene sus necesidades propias y debe hacer un estudio de estas y definir los gastos que suponen. A partir de ahí debemos ser cuidadosos con los gastos innecesarios. Muchas veces las empresas incurren en gastos como la renovación de mobiliario, la reforma del local o la compra de material electrónico que, aunque sirven para mejorar la imagen, no son necesarios. Se debe tener en cuenta si el momento es el adecuado para invertir en estos gastos.
- Usa las RRSS en tu estrategia publicitaria. Las RRSS son una herramienta de difusión gratuita en cuanto a contenido orgánico y muy económica para hacer publicidad de pago. Antiguamente para llegar al público se debía invertir una gran cantidad de dinero en medios tradicionales. Con las redes sociales esto se ha popularizado mucho más y, además, dependiendo del público objetivo de tu negocio, puede ser el medio ideal para llegar a él. Este es el caso sobre todo en generaciones más jóvenes que casi no consumen medios tradicionales.
- Optimiza la gestión interna. La gestión interna administrativa es una de las partes de cualquier negocio en las que más tiempo se pierda. Como siempre, el tiempo es dinero y debemos buscar la forma de perder el menor tiempo posible en tareas como la facturación, etc. Existen programas de facturación, monitorizaciones del tiempo, programas de gestión de datos y otros softwares que nos pueden ayudar a conseguirlo.
- Reparte correctamente el trabajo. Delegar es imprescindible para mantener la productividad, pero también lo es hacer un reparto correcto del trabajo. De ese modo, sabremos cada empleado que está haciendo en cada momento según sus capacidades y no habrá personal con mucha carga de trabajo y otros con poca. Optimizaremos así el tiempo de los empleados y evitaremos tener que contratar a más personal o pagar horas extra.
- Aprovecha las ferias y eventos. En estas ferias se pueden hacer muchos contactos y trabajar e invertir tiempo en networking. Es interesante conocer a gente de todos los ámbitos y sectores para hacer relaciones provechosas. Además, esto también nos puede servir para formarnos, aprender sobre experiencias de otras empresas, ver en qué dirección se mueve el mercado e incluso a menudo recibir asesorías gratuitas sobre aspectos de nuestra empresa.
- Busca descuentos. Pertenecer a diferentes asociaciones, zonas geográficas o parte demográfica de la población nos puede compensar con descuentos o bonificaciones en diferentes sectores: desde software y servicios hasta impuestos. Es interesante informarse bien de estas cosas, que muchas veces no se anuncian a gran escala, para poder sacarle el máximo partido. Por otro lado, formando parte de estas asociaciones también apoyamos a la gente de nuestro sector que da visibilidad a nuestro trabajo y lucha por sus intereses.
- Haz una buena inversión de los recursos. Aunque es cierto que para que una empresa crezca se debe invertir en ella también debemos analizar la situación previamente y ver si es el momento ideal para hacerlo. En caso de que no sea, se puede guardar ese dinero en cuentas que proporcionen intereses para poder invertirlo cuando sea el momento adecuado.
- Compra al por mayor. Siempre que esta sea una posibilidad que nuestro negocio pueda plantearse, es interesante comprar al por mayor para así reducir costes ya que los precios suelen ser más económicos al comprar en grandes cantidades. Esto, sin embargo, es un arma de doble filo ya que puede llevarnos a acumular stock y perder capital en efectivo, cosa que no nos beneficiará.
- Evita los “ladrones del tiempo”. Sobre esto hicimos un post bastante completo hace poco. Para saber cómo ahorrar tiempo échale un vistazo.
- Cuida a tus empleados. Igual que en el caso de los clientes, cuidar a los empleados de valor es más rentable que contratar nuevos. Por eso, debemos formar poco a poco un equipo de confianza y con personas que aporten valor a nuestro negocio. Una vez los tengamos debemos cuidarlos bien para evitar su pérdida y sobre todo el coste económico de la búsqueda, formación y adaptación que supone la incorporación de una nueva persona al equipo.
- Si tienes dudas, no lo hagas. A pesar de que la tendencia es contraria, en momentos en que necesites ahorrar dinero en tu negocio, como ya hemos dejado intuir anteriormente, lo mejor es asegurarse antes de dar un paso en tu negocio. Por eso, si no tienes clara una inversión o un movimiento empresarial lo mejor es postergarlo para poder analizarlo bien y estar seguro de la decisión antes de hacer inversiones que puedan resultar en pérdidas.
Estos son algunos consejos que creemos que pueden ayudar a ahorrar en tu negocio, sea cual sea. ¿Conoces algunos trucos más? Compártelos con nosotros en los comentarios.